Timeregistrering excel ark / Skabelon
Siden sommer 2024 har det været lovpligtigt for alle arbejdsgivere, aktivt at registrere medarbejdernes timeforbrug.
Formålet med lovgivningen er, at gøre det svære at overtræde de fælles regler, der beskytter arbejdstagere i hele EU.
Det er primært 11 / 48 timers reglerne og betaling for overarbejde.
Har I ansatte i foreningen der er lønnedre f.eks. i kiosken / grillen eller rengøring m.m. skal alle timer registreres.
Hvilke lovkrav er der til måden timers registreres på?
Som udgangspunkt er der ikke bestemt en særlig måde, men den metode der anvendes skal:
– Være let tilgængelig for de ansatte
– Være pålidelig
– Være objektiv
Tilgængelighed
Alle data skal gemmes i 5 år også efter afskedigelse eller opsigelse.
Alle data skal være tilgængelig for den enkelte ansatte og det skal være hele tiden.
Pålidelig metode
Metoden skal virke hele tiden og være let at bruge, så der ikke laves fejl – eller medarbejderen ikke kan logge ind fordi systemet er ustabilt / under udvikling osv.
Objekt metode
Metoden skal ikke kunne manipuleres let.
Det skal være objektive data, som der ikke bare kan rettes i af alle.
Tidsregistrering excel
De 3 krav til registreringsmetode udelukker brug af et simpelt excel-ark til timeregistreringen.
Det kan manipuleres meget nemt og det er ikke let tilgængeligt.
Det er derfor en vanskelig opgave, at bruge et excel-ark og overholde lovgivningen, men det kan faktisk lade sig gøre
Lovligt excel ark til tidsregistrering
For at overholde lovgivningen, kan der laves et excel-ark per medarbejder, hvor alt er forud udfyldt – altså den forventede arbejdstid og mødetider samt ”stemple ud tider” er lagt i arket.
Herefter skal arket uploadedes et sted, hvor medarbejderen kan tilgå det med en personlig kode.
Dokumentet skal med andre ord være beskyttet og opbevaret forsvarligt online og rettelser skal kun laves sammen med medarbejderen, hvor de godkendes før nyt ark ligges op.
Det bliver hurtigt enormt omstændigt og bøvlet.
Vi anbefaler en APP til timeregistrering
Der er mange forskellige løsninger, hvor en APP på mobilen giver medarbejderen konstant og let adgang til at taste ”Ind / ud” og have overblik over timerne.
Et godt eksempel på et timeregistreringssystem til større foreninger med mange medarbejdere er Mobilplans APP, der både kan bruges til timeregistrering, men også som planlægningsværktøj og opgavestyring i foreningen.