Sådan får I bedre bestyrelsesmøder

Et velplanlagt og struktureret bestyrelsesmøde begynder med en omhyggelig forberedelse. Bestyrelsesformanden eller mødelederen bør udarbejde en klart struktureret dagsorden, der indeholder alle punkter, der skal diskuteres. Dagsordenen bør sendes ud i god tid, så bestyrelsesmedlemmerne kan forberede sig.

Tid og Sted

Vælg en passende tid og et behageligt sted for mødet. Sørg for, at der er tilstrækkelig tid til at dække alle emner uden at I får for travlt. Et roligt og velegnet mødested kan bidrage til en mere fokuseret diskussion.

Start mødet punktligt

For at opretholde professionalisme og vise respekt for medlemmernes tid er det vigtigt at starte mødet præcist på det planlagte tidspunkt. Dette skaber også en god mødekultur.

Åbning og godkendelse af referat

Begynd mødet med en kort åbning, hvor formålet med mødet fremhæves. Gennemgå og godkend referatet fra det sidste møde for at sikre, at alle er opdaterede.

Struktureret diskussion af emner

Gennemgå hvert punkt på dagsordenen i en struktureret rækkefølge. Giv hvert punkt tilstrækkelig tid til diskussion, men sørg for at holde fast i tidsrammerne for at undgå, at mødet trækker ud.

Klar kommunikation og respektfuld Tone

Fremhæv vigtigheden af klar kommunikation og en respektfuld tone. Opfordre bestyrelsesmedlemmerne til at dele deres synspunkter og lytte aktivt til hinanden. Undgå unødvendig konflikt og sørg for, at alle føler sig hørt.
Spørg dem, der ikke bidrager om deres mening / holdning til emnet.

Beslutningstagning

Når diskussionen af hvert punkt er afsluttet, sørg for at fremhæve eventuelle beslutninger, der skal træffes. Tag afstemninger om nødvendigt og sørg gerne for, at der er klarhed omkring  ansvarsfordeling.

Opfølgning og handlinger

Afslut mødet ved at opsummere de trufne beslutninger og belys konkrete handlinger. Tildel ansvar for opfølgning på disse handlinger og fastlæg en tidsramme for udførslen – Så det er helt klart hvem, der skal gøre hvad og inden hvornår.

Eventuelt og afslutning

Åbn op for eventuelle yderligere punkter eller spørgsmål under “Eventuelt”. Afslut mødet med en kort opsamling af de vigtigste punkter og næste skridt.

Evaluer mødet

Efter mødet kan det være nyttigt at evaluere, hvordan det gik. Dette kan omfatte en kort diskussion om mødestrukturen, effektiviteten af diskussionerne og forbedringsmuligheder til fremtidige møder.